Dijital Dönüşüm Nedir ve Dijital Dönüşümde Form Evrakları ∞ Sonsuz Teknoloji

Dijital Dönüşüm Nedir ve Dijital Dönüşümde Form Evrakları

Dijital dönüşüm

Dijital dönüşüm,  iş gücünün bilgisayar, mobil, internet, bulut depolama, dijital medya, büyük veri (bigdata), yapay zeka teknolojilerini kullanarak her iş ve işleyişin dijital ortama aktarılmasıdır.

E-devlet, dijital dönüşümün en büyük örneklerinden biridir. Bir çok iş ve işleyişimizi bir vatandaş olarak e-devlet üzerinden hızlı ve kolay bir şekilde takip edebilmekteyiz.

Dünyada  büyük veri (bigdata) ye son derece önem verilmektedir. Büyük veri dünyada bir ihtiyaç haline gelmeye başlamıştır. Devletler veya özel sektör büyük veri sayesinde detaylı analizler yapıp hızlı ve doğru sonuçlara ulaşarak büyük bir rekabet avantajı sağlıyor.

Rekabet avantajı elde etmek isteyen firmaların büyük veriyi kullanmaları artık zorunlu hal almıştır. Bu işleri yönetmek için bir çok firma bünyesinde artık CDO’lar (Chief Digital Officer) bulundurmaktadır.

Dijital dönüşümü yöneten kişi kimdir?

Şirketin tüm dijital süreçlerini yönetiminden sorumlu olan kişiye CDO (Chief Digital Officer) denir. Dünyada CDO’lar (Chief Digital Officer) önderliğinde bu dönüşümün daha net şekilde yapılacağına inanan şirket sayısı her geçen gün artıyor. Türkiye’de de şirketler bu pozisyonun önemini kavramaya başladı. Eskinin CIO (Chief Information Officer) olarak tanımlanan teknoloji önderleri, artık tüm departmanlarla bütünleşik çalışan CDO’lara dönüşmüş durumda.

Dijital Dönüşüm’de Form Evrakları

Teknoloji ilerliyor ve İnternet teknolojisini kullanıcı sayısı her geçen gün çok hızla artıyor. Gençlerin çoğunluğu  online işlemleri tercih ediyor. Bir çok konuda dijital dönüşüme geçildi ve dönüşüm her alanda hızla devam ediyor. Dijital dönüşüme ihtiyaç olan alanlardan biri de dijital form evrak dönüşümüdür.

Bir çok devlet kurumununda veya özel sektörde evraklar artık dijital olarak e-imza sistemi kullanılarak yapılmaktadır. Bir çok özel sektör kendine özgü veri tabanı sistemine sahiptir.  Ancak firmalarda mevcut kullanılan sistem haricinde halen form türünde fiziki evrak (Formlar, tebligatlar, duyurular vs.) kullanılmaktadır. Yeni evrak formlarını dijitalde oluşturup kullanmak için profesyonel yazılımcılara ihtiyacınız olacaktır. Hem maliyetli bir durum hem zaman kaybı hem de karmaşıklığa sebep olacaktır. Çünkü her departmanda veya birimde işleyişler farklılık gösterir.

Yazılım geliştirici bilişim şirketleri, sürekli olarak yeni alternatiflerle karşımıza gelmektedir. Dijital dönüşüm konusunda Almanya’da kurulan smapOne şirketi evrak form sorununa tek kelimeyle profesyonel bir çözüm getirmiştir. Uygulama, hem büyük veriyi toplamak hem işleri kolaylaştırmak hem de maliyet azaltmak için hızlı ve kolay bir hizmetle karşımıza çıkmaktadır.

smapOne Nedir?

smapOne, Android, İOS ve Windows işletim sistemi bilgisayar, telefon ve tabletlerde çalışabilen uygulama oluşturmak için tasarlanmış iş (business) uygulamasıdır. smapOne, Almaya’da 2014 yılında kurulmuş bir bilişim şirkettir. Bulut depolama hizmeti ile birlikte gelen bu platform, sınırsız form oluşturmanıza olanak tanır. Almanya’da hızla kullanımı artan platform, bir çok kurumsal firma tarafından tercih edilmektedir. Almanya’da bu uygulamayı  kullanan firmalar önemli ölçüde rekabet avantajı elde etmiş ve smapOne ekibi, Almanya’daki başarısından sonra ülkemiz de dahil olmak üzere Avrupa ülkelerinde hizmet vermeye başlıyor.

Örnekleme

Bir çok banka şubesinde veya telefon Aboneliği sağlayan GSM şirketlerinin abonelik merkezlerinde dijital evrak sistemi kullanılır. Bu tür işletmeler artık tabletler üzerinden müşteri bilgilerini formlara doldurup tablet üzerinden imzalatıp sistemine kayıt etmektedir. Ayrıca fiziksel çıktı alma gereği olmadan formlar dijital ortamda depolanır. Hızlı bir şekilde dijital örnekleri müşteriye mail olarak gönderilebilir. Bu firmalarda kullanılan uygulamalar, yazılımcılar tarafından özel olarak hazırlanmış uygulamalardır. Yeni bir form oluşturmak istediğinizde tekrar yazılımcıya nasıl bir form istediğinizi tarif etmeniz ve yazılımcının uygulamayı tamamlamasını beklemeniz gerekecektir. Kullanıma hazır gelmesi hem zaman alacak hem maliyetli olacaktır.

smapOne platformunun bu tür uygulamalardan farkı, oluşturmak istediğiniz formu ve iş süreçlerini dakikalar içerisinde oluşturarak anında kullanıma açılabilmesidir. Özel bir yazılımcıya ihtiyaç duymadan kısa sürede hızlı bir sonuç almak mümkündür.

smapOne’ı örnekle açıklamak gerekirse geniş çaplı çalışan bir işletmede doldurulması gereken ve sirkülasyonu olan bir veya bir kaç çeşit farklı formlar olduğunu varsayalım. Bu formların her müşteriniz için veya her işleyiş için doldurulması gerekiyor. Genelde doldurulan bu formlar idari kısma gönderilir. İdari kısım bu formları tek tek veri tabanına işler (veri tabanına işlenmiyorsa, veri değerlendirilemez  ve veriniz çöp olur). Bu işlemi yaptığınızda, kağıt masraf ve israfı, fazla personel, evrakların fiziksel olarak depolanması ve evrak doldurulurken veya veri girişi yapılırken oluşan hatalardan doğacak maddi ve manevi zararlar meydana gelir. Bunların hepsi bütün olarak hesaplandığında hem mali hem zaman hem de iş verimliliği açısından büyük önem taşır.

smapOne uygulaması nasıl kullanılır?

smapOne, web tarayıcınız üzerinden siteye bağlanarak açabileceğiniz bir web uygulamasıdır. Kurulum gerekmeyen arayüz kullanımı kolay bir platformdur. smapOne yönetici hesabı ile  istediğiniz kadar form tasarlayıp oluşturabilir veya tek bir uygulama içerisinde istediğiniz kadar form oluşturabilirsiniz. Uygulama hazırlarken hiç bir şekilde zorlanmıyorsunuz çünkü hemen hemen her şey hazırdır. Telefonun kamerasını, GPS’ni, konum bilgisini cihazda bulunan aklınıza gelen her özelliği çok kolay bir şekilde oluşturacağınız uygulamaya sürükle bırak ile entegre edebiliyorsunuz. Uygulama içerisinde kullanıcıların imza atmasına olanak sağlayan bir özellik de mevcuttur.

smapone form

Hangi özelliği kullanmak istiyorsanız yukarıda resimde görünen en sol taraftaki alandan kullanmak istediğiniz özellik sekmesini orta alana sürüklemeniz yeterlidir. Sonrasında  en sağ alandan sürüklediğiniz sekmelerin ifadelerini düzenliyorsunuz. Form çok kısa zamanda hazır oluyor. Güncellemeleri yaptıktan sonra üst kısımdan “Release update” tıklayarak son güncellemeyi kullanıcılara anında iletiyorsunuz.

Uygulama, tek bir makale yazısında anlatılmayacak kadar çok fazla özelliğe sahiptir ve her geçen gün yeni özellikler eklenerek kendi içinde hızlı bir gelişim göstermektedir. Bu özelliklerden birini de örnek olarak anlatmak gerekirse; Kullanıcı formu doldurmaya başladı ve formun belli bir aşamasından sonra formun başka bir kullanıcı tarafından doldurulması gerekiyorsa, formu doldurmaya devam edecek kullanıcıya atama yapma imkanı veriyor. Formu imza aşamasına kadar getirip, imza atması gereken kullanıcıya atama yapılması yeterlidir.

smapOne uygulamasının özellikleri

Departman içerisinde form denetim mekanizması kurularak form, en son işlemden sonra merkeze gönderilebilen bir form haline getirilebilir. Bu uygulamada nasıl bir işleyiş oluşturmak istiyorsanız formu da o işleyişe göre tasarlayabilmek mümkündür. Hayal etmeniz yeterli. smapOne ile uygulama yapmak tamamen yaratıcılığınıza bağlıdır.

Formu oluşturduktan sonra  istediğiniz kullanıcıya atama yapabilirsiniz. Kullanıcıların, Google PlayStore, App Store ve Windows mağazalarından smapOne uygulamasını yükleyerek  e-postaları ile bir hesap oluşturması yeterlidir. Kullanıcı, formu telefonundan veya tabletinden doldurduktan sonra gönder butonuna tıkladığında form yöneticiye anında iletilecektir. Formun kimler tarafından hangi yetkilerle nasıl görüntüleyebileceği de ayarlanabilir.  Bu uygulamanın avantajlarından biri de bulut hizmeti ile birlikte çalışmasıdır.

Sisteme Entegre

Bu işlemleri yaparken işletme asla mevcut sistemini değiştirmesi veya kaldırması gerekmez. Bu uygulama, mevcut sisteme daha hızlı ve kolay bir şekilde veri sağlamak için yardımcı olacaktır.  Toplanan veriler REST API desteği ile hızlı ve kolay bir şekilde firmanın mevcut sistemine entegre edilebilir. smapOne, big data verilerini çok hızlı ve kolay şekilde toplamanıza yardımcı olacaktır.

Raporlama

Yaptığınız uygulamanın en güzel özelliklerinden biri de raporlama alınmasıdır. Raporlama şablonun ayarlanması da oldukça kolaydır. Oluşturulan formlar Microsoft Word’de istediğiniz gibi tasarlanarak sisteme kolayca entegre edilip raporlama sonuçları alınabilir. Form içerisinde konum bilgisi girilmişse konum bilgisinin harita fotoğrafını raporda görebiliyorsunuz ve daha birçok daha özellik mevcuttur.   Raporlama almak için kullanıcının bir butona basması yeterlidir.

Bir başka örnek ise; Bir anket firması sokakta kağıtlarla anket yapmak yerine bunu bir tablet aracılığı ile smapOne uygulamasında hazırladığı formla hızlı ve kolay bir şekilde yapabilir. Anket sonucu anket şirket merkezine anında iletilir ve hızlı sonuçlar alınır.

Firma smapOne kullanarak nasıl avantajlar sağlamış olur,

  • Evrak dijital olarak doldurularak kağıt masrafı ve fiziksel depolama alanı ihtiyacı ortadan kalkar
  • Zamadan tasarruf edilir
  • Daha az personel ile daha hızlı ve fazla iş
  • Firma, verileri kendi sistemine entegre edebilir.
  • Form raporlarına çok kısa sürede ulaşma imkanı
  • Firma, hızlı ve kolay bir şekilde veri toplayarak büyük verisini oluşturur ve veri analizi ile firma verimliliğini arttırarak büyük bir rekabet avantajını elde eder.

smapOne yönetici arayüzü, şuan için Almanca ve İngilizcedir. Ancak yönetici, oluşturduğu formları Türkçe yapabilir.  smapOne uygulamasını bizimle irtibata geçerek 14 gün deneyebilirsiniz. smapOne firmasında Türkçe bilgi ve destek verecek görevliler vardır. Web sitemizin iletişim formundan, 0552 756 76 55 numaralı telefon ile Whatsapp üzerinden  veya direkt arayarak irtibata geçebilirsiniz.

Bir yorum bırakınız...

*