Rapor Hazırlamada Microsoft Word İpuçları

Microsoft Word’de Profesyonel Rapor ve Belge Hazırlamada Fayda Sağlayacak Bazı İpuçları

Basit bir yazı notundan öz geçmiş ve rapor yazmaya kadar  bir çok alanda metin düzenleme araçları kullanılmaktadır. Metin araçlarının en popüleri de malum hepimizin bildiği Microsof Word’dür. Rapor sayfasında ihtiyacınız olabilecek Microsoft Word özelliklerinden bahsedeceğim. Rapor içeriğinin nasıl olması gerektiğine ilişkin makaleye buradan bakabilirsiniz.

Aşağıda ele alacağımız Microsoft Word özellikleri, işinizi kolaylaştıracak  kısa yollardır.

Özel Yapıştır kullanımı

Çoğumuz için, metin veya görüntüyü Word’e kopyalamamız gerektiğinde, CTRL + C yapıp ve CTRL + V kısayolu ile yapıştırı kullanıyoruz. Ancak bazen kopyalanan verileri, resim olarak Excel verileri gibi başka bir biçime yapıştırmak isteyebiliriz. Özel Yapıştır komutuyla bir resmi, sunum verilerini, tabloyu veya nesneyi Word’e başka herhangi bir programdan yapıştırdığınızda biçimi silebilir veya belirtebilirsiniz.

Microsoft Excel’de: Kopyalamak istediğiniz hücreleri seçin ve vurgulayın> CTRL + C tuşlarına basın.

Microsoft Word’de: Ana Sayfaya Git> Yapıştır> Özel Yapıştır’a gidin. Yapıştır Özel’i seçin ve iletişim kutusunda Microsoft Office Excel Çalışma Sayfası Nesnesi’ni seçin.

Verileri olduğu gibi veriyi yeniden boyutlandırılabilir ve çift tıklarsanız değerleri değiştirebilirsiniz. Tabloyu veya grafiği değiştirebilir ve yeniden tasarlayabilirsiniz. Excel’deki grafik veya tablodaki verileri güncellerseniz, Word’de otomatik olarak grafiği yenileyebilirsiniz.

Sağ tıklama menüsünde de “Özel Yapıştır” menüsü açılır:

Excel’den Word’e veri aktarmak için daha fazla seçenek var. Microsoft Office Destek sayfasında ayrıca ayrıntılı olarak açıklanmaktadır.

Word Belgenizi Bölümlere ayırın

Raporlar çoğunlukla uzun ve karmaşık bir çalışmadır. Bir belgenin iki farklı bölümünü aynı anda görüntüleyebilmek için Word penceresini iki bölüme ayırabilirsiniz. Parçaları bir yerden başka yere kopyalamak veya yapıştırmak veya başka bir yerde çalışırken belgenin bir bölümüne başvurmak istediğinizde çok  zaman tasarrufu sağlar.

“Görünüm” sekmesine gidin> “Böl”.

Bölmeyi kaldırmak için, aynı sekmede Bölmeyi Kaldır’ı tıklayın.

Her iki belgeyi aynı anda kaydırmak için Görünüm sekmesindeki Pencere grubundaki Eş Zamanlı Kaydırma’yı tıklatın. Ayrıca belgenin iki parçasını birbirinin yanına koymak için Yan Yana Görüntüle’yi de tıklayabilirsiniz.

Düzenleme ve Tasarım Üzerine Çalışmalar

Bir raporun sunumu, bir başkasını  okumaya iten şeydir ve bu nedenle raporunuzun iyi sunulması çok önemlidir. Okumanız gereken dört rapor arasından seçim yapabilseydiniz hangisini seçerdiniz?

• Elle yazılmış bir rapor.
• Siyah beyaz bir belge basılmıştır.
• Normal bir A4 kağıda renkli bir rapor yazdırma
• Renkli, çekici bir başlık sayfası olan, düzgün bir şekilde sınırlandırılmış ve akıcı bir rapor

Dördüncü raporu alacaksınız, çünkü sizi tek başına görsel görünüme doğru çekecektir.

İyi tasarlanmış bir rapor okumak daha kolaydır.  Bu nedenle, üstbilgileriniz ve altbilgileriniz ile farklı stiller ve temalar üzerinde biraz zaman harcamanız gerekir.

Biçimlendirme zor bir iş gibidir, ancak tüm yaratıcılığınızı kullanarak eğlenceli bir hale getirebilirsiniz.

Microsoft Word  zengin özelliklere sahiptir.  Şimdi, düzen ve tasarım ipuçlarını görelim;

1. Kapak Sayfası
2. İçindekiler Dizini
3. Üst bilgi ve Alt bilginizi
4. Sayfa Numaraları
5. Doğru Fontlar
6. Paragraf
7. Hızlı Parçalar
8. Sayfa Kenarlıkları

1. Kapak Sayfası

Rapora kapak sayfası oluşturacaksanız kapak sayfası çok önemlidir. İlk sayfa okuyucunuzla ilk temas noktasıdır. Ayrıca olumlu bir izlenim vermek için de fırsattır.

Microsoft Word  size önceden önceden biçimlendirilmiş şablonlar sunmaktadır.

Ekle> En solda “Kapak Sayfası”na gidin. Buradan size sunulan kapaklardan birini seçerek başlangıç yapabilir ve düzenleme yapabilirsiniz.

Microsoft Word’de bir yığın halinde orijinal olabilecek bir başlık sayfası tasarlayabilirsiniz. Şablon olarak kaydedin sonradan başka işlerinizde de kullanabilirsiniz.

2. İçindekiler Dizini

İçindekiler tablosu özellikler uzun yazılan raporlarda okuyucuya, okumasında ve konuyu anlamasında yardımcı olan yol işaretleri sağlar. Belgeniz 10 sayfadan fazla ise, içindekiler tablosu’nu göz önünde bulundurun.

Microsoft Word’de, içindekiler’i tamamını elle yazmak zorunda değilsiniz. Ana hatlarını alıp kendinize göre tasarlayan “Başvurular” sekmesinin altında “İçindekiler” otomatik aracı var. Ayrıca, bir şeyi değiştirmek istediğinizde kolayca değiştirebilirsiniz.

3-Üstbilgi ve Altbilgi

Üstbilgi ve Altbilgi, raporlarda önemlidir, çünkü asıl amacı her sayfada rapor hakkında bilgi vermektir. Buraya yazılan bilgiler tüm rapor sayfasında gözüken bilgilerdir.

Altbilgi, diğer taraftan, sayfa numaralarını, yayın tarihini ve gerekli olan diğer bilgileri içerir.

Ekle’yi seçin, ardından gruptan “Üstbilgi veya Altbilgi”yi seçin. Yerleşik galeri, size seçim yapabileceğiniz çeşitli seçenekleri gösterir.

Üstbilgi ve altbilgi alanı, metin veya tabloyla belgenize eklenir. Üstbilgi ve Altbilgi Araçları, tarih, saat veya resim gibi diğer biçimlendirme çalışmaları için menü üzerinde açılır.

Metninizi girin ve ardından Üstbilgi ve Altbilgiyi Kapat’ı seçin.

4. Sayfa Numaraları Ekle

Sayfa numaraları raporlarda çok önemlidir olmazsa olmazdır. Ekle’yi seçin, ardından gruptan “Sayfa Numarası”nı seçin. Yukarıda resimde göreceğiniz gibi “Üstbilgi veya Altbilgi”nin hemen yanında yer almaktadır. Sayfa numaralarına ilişkin çok fazla seçenek var istediğinizi seçip kullanabilirsiniz.

5. Doğru Yazı Fontu Seçme

Profesyonel bir Word raporunda seçtiğiniz yazı tipi, metnin nasıl belirginleştiğini değil, nasıl basılacağını da belirler.

Microsoft Word’te varsayılan yazı tipi Calibri’dir. Daha fazla font seçimleri yapabilirsiniz.

İnternetten farklı yazı fontları da indirebilirsiniz. İndirdiğiniz fontu “C:\Windows\Fonts” dizinine atın Word onu otomatik olarak bulacaktır. Word belgesini tekrar başlatmanız gerebilir.

Kamu hizmetinde çalışanlar için; Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelikte font ve punto kullanımı şu şekilde ifade edilmiştir;
“Times New Roman” veya “Arial” yazı tipi normal yazı stilinde kullanılır. Harf büyüklüğünün Times New Roman için 12 punto, Arial için 11 punto olması esastır. Ancak gerekli hâllerde metinde harf büyüklüğü 9 puntoya, iletişim bilgilerinin yazımında ise 8 puntoya kadar düşürülebilir. Farklı form, format veya ebatlarda hazırlanan rapor, analiz ve benzeri metinlerde farklı yazı tipi ve harf büyüklüğü kullanılabilir. (2) Metin içinde yer alan alıntılar tırnak içinde ve eğik (italik) olarak yazılabilir.

6. Paragraf

Satırlarınızın çift aralıklarla veya tek aralıklarla bulunmasını istiyorsanız paragrafların biçimini değiştirmeniz gerekir. Aralığı değiştirerek bir belgenin okunmasını kolaylaştırabilir  ve daha fazla çalışma yaptığınız izlenimini verebilirsiniz.

Bunu yapmak için Ana Sayfa> Stiller’e gidin. Değiştirmek istediğiniz stile sağ tıklayın ve Değiştir’i seçin. İletişim kutusunun altındaki Biçim> Paragraf’ı tıklayın. Şimdi paragrafın aralık, girinti ve hizalamasını değiştirin. Diyalog kutularını kapatmak için Tamam’ı tıklayın. Kendinize göre buradan farklı seçenekte ayarları da yapabilirsiniz.

7. Hızlı Parçalar

Uzun yazılan raporlarda tekrarlanan cümleler çok olmaktadır. Sık tekrarlanan cümleleri hızlı bir şekilde yazmak için hızlı parçaları kullanmak çok pratiktir. Birden fazla metinin kopyalanıp istediğinizi zamanı geldiğinde gerekli yere yapıştırmaktır.

Kendi Hızlı Parçalarınızı iki adımda kendiniz oluşturun;

Belgenizde kaydetmek istediğiniz cümleyi veya başka bir bölüm metni seçin.
Ekle> Metin grubu> Hızlı Parçalar> Seçimi Hızlı Parça Galerisine Kaydet’i tıklayın . İstediğiniz kadar cümle ve paragraf metin şablonları oluşturabilirsiniz.

Şimdi bu kaydettiğiniz şablonu nasıl kullanacağız?

İmlecinizi Hızlı Parça Galerisi’nden bir seçim eklemek istediğiniz yere getirin. Ekle>  Hızlı Parça >  alanında mevcut dosyada çalıştığınız şablonları direkt olarak görebileceksiniz. Kayıtlarınızı burada göremezseniz aynı menüde “Otomatik Metin”ini de bulabilirsiniz. Tıkladığınız şablon otomatik olarak imlecin olduğu yere eklenecektir. Daha sonradan aynı menüden “Yapı Taşları Düzenleyicisi”nde gerekli düzenlemeler yapabilir veya tamamen kaldırabilirsiniz.

8. Sayfa Kenarlıkları

Sayfa kenarlıkları sadece el ilanı ve davetiyelerde değil aynı zamanda da raporlarda iyi görünür. Doğru yapılırsa, belgeye birinci sınıf dokunuş katabilirler.

Sayfa Düzeni> Sayfa Kenarlıkları

Kenarlıklar ve Gölgelendirme kutusunda, Kenarlıkınızı tasarlamak için Sayfa Kenarlığı sekmesini kullanın. İstediğiniz şekilde sayfa kenarlarını düzenleyebilirsiniz.

Ayarlar kendiliğinden açıklayıcıdır. Zarif fakat zarif bir kenarlık eklemek için doğru renklerle Gölge veya 3B’yi deneyin. Küçük resim kenarlıklarına sahip Sanat stilleri, profesyonel belgeler için çok cılız olabilir.

Kenar çizmek için sayfanın kenarlarını seçmek için Önizleme penceresindeki dört köşe düğmesini kullanın. Kenarları kaldırmak veya eklemek için bu düğmeleri tıklayın.

Yalnızca ilk sayfanın etrafına bir kenarlık koymak isterseniz, imleci belgenin ilk sayfasına getirin. Bir bölümdeki belirli sayfaların etrafına sınırlar da yerleştirebilirsiniz. İmleci bölümde – o bölümün ilk sayfasında veya sonraki sayfada – yerleştirin. İstediğiniz şekilde düzenleme yapabilirsiniz.

Microsoft Word için bunlar sadece bazı örnek ipuçlarıydı. Kendinizde hayal gücünüzü kullanarak ve Microsoft Word’ü kurcalayarak daha fazla şeyler yapabileceğinizi görecekseniz. Microsoft Word’ün özelliklerini buraya yazmakla bitmez. Word’ün bu özelliklerini kullanırken sadelikten ve anlaşılır olmaktan uzaklaşmayın. Her özelliği kullanmanız şart değildir.