Profesyonel Rapor Hazırlama | Sonsuz Teknoloji

Profesyonel Rapor Hazırlama

rapor

 

Öğrenci, küçük işletme sahibi ya da bir ofis çalışanıysanız, bir rapor ya da özel düzenlenmiş bir belge oluşturmanız gerekecektir. Microsoft Word’te sayfa yapısını düzenlemeye yardımcı olacak bazı ipuçlarına buradan bakabilirsiniz.

Rapor Nedir?

Araştırılması, incelenmesi gereken ya da istenilen bir konuda yapılan araştırma ve inceleme sonucunu, konuyla ilgili düşünceleri ya da saptamaları bildiren yazıdır. Düzenlenecek raporda görünüm de çok önemlidir.

1. Adım: Amacı Belirleyin

Rapora başlamadan önce öncelikle hangi konu ile ilgili rapor yazdığınızı bilmeniz gerekir. Konuya hakimiyet şarttır. Vurgulamanız gereken konuları görsel ve grafiksel olarak da sergilenmesi gerektiğini unutmayın. Ne ve Neden sorularını kendinize sorun. Başlamak için bunların cevabını biliyor olmanız gerekir.

2. Adım: Kitlenizi Tanıyın

Raporu okuyacak veya okuyucuların farklı seviyeleri olabilir. Raporunuzun okunacağı kitlesine göre araştırmanızı yapın. Sunacağınız rapor okuyucuları konuya ne derece hakimler ya da değiller rapor içerisinde ona göre açıklamalara girmeniz gerekebilir.

Eğer okuyucu grubunuzda konuya hakim olan ve olmayan iki grup da var ise raporun sonunda ek bilgi ile desteklenebilir bilgiler ekleyebilirsiniz. Hem Konuya hakim kişileri sıkmaya gerek yok hemde rapor içerisinde bilgi kirliliğini ortadan kaldırmış olursunuz. Böylelikle anlatmak istediğiniz konu daha çok ön plana çıkar.

3. Adım: Konunuzu Bilin

Konunuza hakim olun. Yazdığınız bilgileri  kanıtlayıcı belgeleri raporda ek olarak sunun. Rapor içeriğinde “kanunda bu yasaktır” ifadesi yerine hangi kanunun kaçıncı maddesine göre olduğunu belirtmek gibi ifadeler daha etkili olur. Kişisel görüşten değil gerçeklere dayalı bir sonuca vardığınızdan emin olun. Bilgiler doğru, güncel ve iyi referanslanmış olmalıdır.

Ayrıca, dergi, gazete makaleleri, kitaplar, web siteleri, broşürler, ham veriler, yıllık raporlar ve konuştuğunuz noktayı desteklemeye yardımcı olacak konuşmalar gibi çeşitli kaynakları kullanın.

4. Adım: Raporun Özeti

Araştırma sırasında birçok bilgi toplanır. Raporunuzu yazarken bu bilgileri derleyin bilgi kirliliğinden uzak durun. Anlaşılır ifadeler kullanın. Çok uzun cümleler kullanmaktan kaçının.

Raporun Genel Yapısı

Yazacağınız rapora göre rapor yapısı değişlik gösterebilir. Her raporda her şey olacak diye bir şey yoktur. Sizin dışınızda bir kişinin raporu anlayabilmesi önemlidir. Aşağıda örnek bir rapor yapısı vardır. Bu yapı isterseniz genişletilebilir. Aşağıda belirtilen işlemlerin Microsoft Word’te nasıl yapılacağına dair yardımcı olacak bazı ipuçlarına buradan bakabilirsiniz.

  • Kapak sayfası: Kapak sayfası çok önemlidir. İlk sayfadır. Eğer Kapak sayfası olacaksa görsel olarak güzel olmasına özen gösterin.
  • İçindekiler: İçindekiler kısmı raporunuzun içerik başlıklarını gösteren ve okuyucunun ilgili metinlere ulaşmasını sağlayan bir özeliktir. 10 sayfadan yazılan raporlarda İçindekiler özelliğinin kullanılması tavsiye edilir.
  • Giriş: Raporunuzun hangi amaç için yazdığınızı ve bu raporu neden yazdığınızı belirtildiği alandır.
  • Gelişme: Rapor araştırma yaptığınız konuya ilişkin bilgilerin toplandığı değerlendirildiği ve anlaşılı bir dille anlatıldığı alandır.
  • Sonuç: Raporda elde edilen verilenlerden çıkan sonucun belirtildiği kısımdır. Ana raporun tamamlandığı son alandır.
  • Öneriler: Rapordan çıkarılan sonuçlara ilişkin önerileriniz varsa önerilerinizin belirtileceği kısımdır.
  • Kaynaklar ve Referanslar: Kullandığınız ve belirtmek istediğiniz kaynak ve referansların belirtileceği alandır.
  • Raporla birlikte sunulacak olan Ek’ler: Raporun araştırma esnasında ispat için elde ettiğiniz bilgi, doküman veya farklı materyallerin sunulmasıdır. Ek’ler “Ek-1,Ek-2 ve Ek-3” olarak rapor sıralamasıyla sıralanır. Raporda “Ek-1’de sunulan” gibi ifadelerle bahsedilir.

5. Adım: Yazma, Düzenleme, Düzeltme ve Bitirme

Raporunuzu yapılandırdıktan sonra, başlıkları içerikle doldurmanın zamanı geldi. İlk önce yazım ve dil bilgisi olmaktan ziyade fikirlerinizi sunmaya ve destekleyici kanıtlar kullanmaya odaklanmaya dikkat edin. Davranışınızı ana hatlarıyla belirtin ve ana fikirlerini veren birkaç cümle yazın. Alıntı yapmaya değer bir şeyler bulursanız alıntı yapın.

“Bu bilgi gösterir …”, “Başka deyişle …”, “Benzer şekilde …” gibi geçiş kelimeleri ile okuyucunun anlayışını yönlendirdiğinizden emin olun ve önemli noktaları vurgulayın.

Son olarak, okumak, dil bilgisi ve yazım denetimi yapmak için zaman ayırın ve ilgili tüm bilgileri ve mantık akışını iki kez kontrol edin. Dil bilgisi ve noktalama işaretlerine dikkat edin. Herkes tarafından bir ifade veya kısaltma yazdığınızda parantez içinde kısa net olarak belirtin.  Biraz dinlenmeden sonrada bir kez kontrol etmek faydalıdır.

 Rapor Kontrol Listesi

Aşağıdakileri yaptığınızdan emin olun:

  • Başlık Adı, Tarih ve raporun neyle ilgili olduğunu dair açıklamanın yapıldığından emin olun
  • İçindekiler sayfası uygun başlıklar ve sayfa numaralarını kontrol edin
  • Giriş bölümünün kilit noktaları ve raporun kapsamından emin olun.
  • Tabloların üzerine ve resimlerin / grafiklerin altına alt yazılı açıklamasını eklediniz mi?
  • Raporun içeriği, bilgiyi net bir şekilde, mantıksal, olgusal ve konuyla ilgili olarak sunmakta mıdır?
  • Başlıklar ve alt başlıklar açıkça etiketlenmiş mi?
  • Tırnak işaretleri ve parantez ile alakalı yerler güncel ve doğru mu?
  • Microsoft Word’de profesyonel bir belge olarak sunmaya yardımcı olacak özellikleri inceleyelin.

Bir yorum bırakınız...

*

Microsoft Copilot Nedir ve Nasıl Kullanılır?

Microsoft Copilot, Microsoft'un Windows, Edge, mobil ve Office 365 için yapay zeka aracıdır. Yapay zekanın gelişmesi ve OpenAI GPT'nin popüler olması ile birlikte teknoloji ...
Gmail akıllı yazma

G-mail Akıllı Yazma Özelliğini Açma Kapatma

Akıllı yazma aracı, e-mailler için otomatik tamamlama gibi çalışır. E-maillerin nasıl yazılacağını öğrenir ve cümlelerin tamamlanmasını sağlar. E-mail metinlerinin hızlıca oluşmasını sağlar. Yazarken öneriler ...
IMAP

İmap Nedir? İmap Kullanımının Faydaları

Birçok insan imap nedir bilmemektedir. Gerek günlük hayatta gerekse iş hayatında e-mail kullanımı çok önemlidir. E-mail protokolü sayesinde kişiler her cihazdan e-mailerini kontrol edebilir, ...
mac windows

Mac vs Windows Bilgisayar Özet Karşılaştırma

Bilgisayar teknolojisi, günümüzde büyük ölçüde Windows ve Mac işletim sistemleri üzerine odaklanmış durumda. Her iki işletim sistemi de benzersiz özelliklere ve kullanıcı deneyimine sahiptir ...
Gmail görev oluşturma

G-mail Görev Oluşturma G-mail Alanlar Düzenleme

G-Mail’den görev oluşumu çok basittir. Öncelikle, G-Mail hesabına giriş yaparak, sağ üstteki alan "Görevler"e tıklanmalıdır. Açılacak pencerede, yeni görevin eklenebilmesi için "Görev Ekle"ye tıklanmalıdır ...
MAPI EWS

MAPI EWS Nedir Ne İşe Yarar Ne Amaçla Kullanılır?

Teknolojinin gelişim göstermesi ile birlikte MAPI EWS nedir ne amaçla kullanılır pek çok kişi tarafından merak edilmektedir. İnternet önemli iletişim kaynaklarındandır. Gere iş alanlarında ...
Shopify

Shopify DNS Yönlendirmesini Yapmak Adım Adım

Sahip olduğunuz alan adını Shopify’e yönlendirmek istediğinizde hangi işlemleri gerçekleştirmeniz gerektiğini merak ediyor olabilirsiniz. Shopify DNS Yönlendirmesini Yapmak Adım Adım aktaracağımız bu yazımız sizler ...
Karekod

Karekod Nedir, QR Kod Oluşturma Nasıl Olur

Yıllardır alışveriş ve farklı sektörlerde kullanımı olan barkod sisteminden esinlenerek tasarımı gerçekleştirilen Karekod veya en çok kullanılan ismi ile QR kodlar, iki boyutlu bir ...
veri kurtarma

Veri Kurtarma Sürecinde Yapılması – Yapılmaması Gerekenler

Veri kurtarma süreci, bilgisayar sistemlerinde meydana gelen veri kaybını geri getirme çabalarını içerir. Bu süreç, çeşitli nedenlerle oluşan veri kaybı durumlarında uygulanabilir, donanım arızaları, ...
yapay zeka

Yapay Zekayı anlamak ve İnsanın Yapay Zekayı kullanımı

Zeka kavram olarak, düşünme, akıl yürütme, algı, kavrama, yargılama ve sonuca varma, soyutlama, öğrenme ve yeni durumlara uyma şekliyle insana verilen yetenekler zinciri toplamıdır ...